Німецький науковець винайшов формулу, як підвищити продуктивність робочого дня

Дослідник Ніхіл Ліндерман з Німеччини вирішив розібратися, як підвищити продуктивність офісного працівника. Для цього він побудував математичну модель робочого дня з урахуванням реальних даних про частоту відволікань від роботи. У підсумку з’ясувалось, що в сучасних офісах глибока концентрація співробітників є рідкістю. 

Для початку Ліндерман продемонстрував графік, як виглядає типовий робочий день з низькою концентрацією уваги.

Як правило, працівник протягом 8-годинного дня зосереджується на роботі 3 години 58 хвилин і виконує 1 глибокий робочий блок (> 60 хв ). За один робочий день він робить 19 перерв, які забирають у нього 242 хвилин потенційної продуктивності. Найдовший період безперервності становить 81 хвилину.

Далі, для порівняння, науковець наводить приклад типового робочого дня з високою продуктивністю. У ньому працівнику вдається зосередитися на роботі 6 годин 14 хвилин та виконати 3 глибокі робочі блоки (> 60 хв ). При цьому він робить 10 перерв, які забирають 106 хвилин потенційної продуктивності. Найдовший період безперервної роботи становить 137 хвилин.

У формулу визначення продуктивності входять:

• λ (лямбда) — як часто вас переривають за годину.
• Δ (дельта) — скільки часу потрібно для відновлення концентрації після кожного переривання хвилин.
• θ (тета) — мінімальний розмір блоку для змістовної роботи хвилин.

Лямбда (λ) — це частота переривань, виміряна в кількості переривань за годину. Якщо λ = 2, то це означає, що вас переривають у середньому двічі на годину. На часовій шкалі вище лямбда визначає, скільки червоних піків ви бачите.

Дельта (Δ) — це час відновлення в хвилинах. Коли хтось вас перериває, ви не повертаєтеся до повної продуктивності миттєво, щойно він йде. Вашому мозку потрібен час, щоб перезавантажити контекст, відтворити ментальну модель і згадати, що ви робили.

Тета (θ) — це мінімальний час безперервної роботи, необхідний для виконання «одиниці» реальної роботи. Якщо ви пишете код, перевіряєте дизайн або вирішуєте складну задачу, вам, ймовірно, потрібно щонайменше 30–60 хвилин безперервної зосередженості, щоб досягти значного прогресу.

Модель Ліндермана показала, що невеликі зміни дають потужний ефект. Виявилося, що варто зменшити частоту відволікань всього на одиницю на годину і день починає заповнюватися довгими зеленими періодами справжньої роботи.

При λ = 1 і Δ = 10 хвилин глибокої концентрації виникає в рази більше, ніж при λ = 2 і Δ = 20. Не менш важливим є параметр θ — мінімальний час, необхідний для відчутного прогресу.

Якщо завдання вимагає години безперервного фокусу, звичайний офісний день робить його майже нереальним. Але якщо розбити роботу на шматки по 20–30 хвилин, шанс «зловити» такі вікна значно збільшується навіть у галасливому середовищі.

Ліндерман пропонує ставитись до робочого дня як до системи, якою можна керувати:

• знижувати λ: рідше перевіряти пошту, закривати месенджери;
• зменшувати Δ: залишати собі короткі нотатки, використовувати ритуали для повернення в завдання, уникати різких змін контексту;
• підбирати θ під реальність: дробити великі завдання, а найскладніші переносити на періоди мінімального трафіку.

Головний висновок моделі простий: треба скоротити кількість перерв та відволікань від роботи і це дасть величезний виграш.